Bagaimana Mencatat Pembayaran dalam Perakaunan?

Mencatat pembayaran dalam perakaunan dapat disebut sebagai "hutang piutang", yang berarti jumlah total hutang yang diberikan syarikat kepada syarikat atau pembekal untuk produk atau perkhidmatan. Selanjutnya, baki hutang akaun ditunjukkan dalam kunci kira-kira Lembaran Imbangan Lembaran imbangan adalah salah satu daripada tiga penyata kewangan asas. Penyata ini adalah kunci untuk pemodelan kewangan dan perakaunan. Neraca menunjukkan jumlah aset syarikat, dan bagaimana aset ini dibiayai, melalui hutang atau ekuiti. Aset = Liabiliti + Ekuiti, khususnya pada bahagian liabiliti semasa, dan merangkumi semua invois yang perlu dibayar.

Contohnya, syarikat yang baru sahaja membeli bekalan pejabatnya dari Syarikat B dan menerima invois sebanyak $ 500 harus mencatat jumlah tersebut dan membayarnya pada atau sebelum tarikh akhir untuk mengelakkan kemungkiran.

Rekod Pembayaran dalam Perakaunan

Akaun Belum Bayar vs Akaun Belum Terima

Dua konsep akaun yang perlu dibayar dan akaun belum terima pasti berbeza antara satu sama lain. Akaun yang perlu dibayar Akaun yang perlu dibayar Akaun yang perlu dibayar adalah liabiliti yang timbul apabila organisasi menerima barang atau perkhidmatan dari pembekalnya secara kredit. Hutang akaun dijangka akan dilunaskan dalam jangka masa satu tahun, atau dalam satu kitaran operasi (mana yang lebih lama). AP dianggap sebagai salah satu bentuk liabiliti semasa yang paling cair, di satu pihak, merujuk kepada berapa banyak syarikat yang berhutang dengan syarikat lain untuk membeli barang dan perkhidmatan yang perlu dilunaskan. Satu kata kunci di sini adalah "kredit", yang bermaksud bahawa barang itu diperoleh terlebih dahulu, dan pembayarannya mengikuti.

Akaun Belum Terima Akaun Belum Terima Akaun Belum Terima (AR) mewakili penjualan kredit perniagaan, yang belum dibayar sepenuhnya oleh pelanggannya, aset semasa pada kunci kira-kira. Syarikat membenarkan pelanggan mereka membayar pada jangka masa yang berpatutan, dengan syarat syarat tersebut dipersetujui. sebaliknya, adalah sebaliknya, kerana jumlah wang yang dapat dikumpulkan syarikat dari syarikat lain kerana telah menjual barang atau perkhidmatannya kepada mereka. Oleh itu, kita boleh mengatakan bahawa yang pertama adalah tanggungan sementara yang lain adalah aset.

Contoh Cara Mencatat Pembayaran dalam Perakaunan

Katakan syarikat bernama Bags Unlimited menjual 100 beg nilon kepada Syarikat B, dan kedua-dua syarikat tersebut bersetuju dengan tarikh pembayaran tertentu. Sekarang, Bags Unlimited mengirim invoisnya Dokumen Sumber Jejak kertas transaksi kewangan syarikat disebut dalam perakaunan sebagai dokumen sumber. Sama ada cek ditulis untuk dibayar, penjualan dibuat untuk menghasilkan resit, invois bil dihantar oleh pembekal, atau waktu kerja dicatatkan pada lembaran waktu pekerja - semua dokumen yang berkenaan adalah dokumen sumber. dan menulis tarikh akhir 15 Disember, seperti yang dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak. Ia mencatat urus niaga di bawah akaunnya yang belum diterima sementara Syarikat B mencatatnya di bawah akaun yang perlu dibayar.

Adakah Akaun Bayar Debit atau Kredit?

Ini adalah salah satu soalan sukar mengenai akaun yang perlu dibayar. Akaun yang dibayar dianggap hutang kerana melibatkan pembelian barang secara kredit, yang bermaksud bahawa ia harus menyimpan baki kredit. Baki kredit mewakili jumlah hutang syarikat kepada pembekalnya. Setelah invois diterima, jumlah yang terhutang dicatat, yang seterusnya meningkatkan baki kredit.

Selepas invois dibayar, jumlahnya dicatat sebagai debit; dengan itu, menurunkan baki kredit sekali lagi. Ringkasnya, semakin tinggi akaun yang perlu dibayar, semakin tinggi baki kreditnya, dan semakin rendah akaun yang perlu dibayar, semakin rendah baki kreditnya.

Proses Bayaran Akaun

Proses pembayaran akaun kelihatan seperti tugas yang mudah, tetapi memerlukan pemeriksaan invois yang sangat teliti kerana kesalahan sedikit pun dapat menyebabkan kerugian besar bagi sebuah syarikat. Sebenarnya, semua syarikat, terutamanya syarikat besar dan lama, perlu menggunakan sistem pembayaran akaun automatik untuk memastikan proses berikut dilaksanakan dengan tepat.

1. Penerimaan invois

Langkah pertama adalah penerimaan invois, yang boleh dilakukan melalui pelbagai saluran seperti melalui e-mel, faks, atau kurier.

2. Memajukan kepada individu yang betul

Oleh kerana ia hanya boleh dihantar melalui pos atau melalui e-mel syarikat, ia mesti dihantar kepada orang yang sesuai, yang mungkin akauntan Akauntan Akauntan memainkan peranan yang sangat penting dalam organisasi, tidak kira sama ada syarikat multinasional atau syarikat kecil , domestik. Aliran masuk dan aliran keluar wang syarikat dipantau dengan teliti oleh akauntan, yang juga memastikan bahawa semua urus niaga kewangan adalah sah, betul, pengurus, penjaga buku Pembukuan Tugas utama penjaga buku adalah menjaga dan merekodkan peristiwa kewangan harian syarikat . Penjaga Buku bertanggungjawab untuk merekod dan menyelenggarakan transaksi kewangan perniagaan, seperti pembelian, perbelanjaan, hasil penjualan, invois, dan pembayaran. , atau pakar akaun yang perlu dibayar, jika ada kedudukan sedemikian.

3. Memasukkan perincian

Setelah sampai ke tangan orang yang betul, butiran invois kemudian dimasukkan ke dalam fail seperti spreadsheet, yang disimpan.

4. Meluluskan invois

Kelulusan invois sangat penting. Sebaik-baiknya, sebelum pembayaran dibuat, setiap invois harus melalui pemeriksaan yang ketat untuk memastikan semua penyertaan tepat. Sebenarnya, ada pelbagai perkara yang perlu diperiksa secara khusus, termasuk:

  • Pra-kelulusan perbelanjaan atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh syarikat
  • Ketibaan barang yang dibeli sebelum pembayaran akan dibuat
  • Keunikan invois
  • Kontrak dan perjanjian dengan pembekal

5. Mengeluarkan cek

Setelah langkah-langkah selesai dan invois telah disahkan, akauntan membuat cek dan menentukan jumlah yang akan dibayar pada setiap cek. Mereka dilekatkan dalam sampul surat, diberi label dengan alamat yang sesuai, dan dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan.

Langkah-langkah di atas terdapat dalam sistem pembayaran akaun manual. Kerana sangat membosankan dan memakan masa, dengan kemungkinan kesilapan yang tinggi, sistem automatik sangat disyorkan.

Ciri-ciri Sistem Bayaran Akaun yang Dikendalikan dengan Baik

Proses pembayaran akaun yang tepat menghasilkan penyata kewangan yang tepat yang akhirnya membawa kepada kejayaan syarikat. Sistem pembayaran akaun yang dikendalikan dengan baik menunjukkan ciri-ciri berikut.

  • Invois yang sah diproses, bukan hanya tepat tetapi tepat pada masanya.
  • Invois dicatat dalam akaun yang betul.
  • Perbelanjaan yang tidak diproses diselaraskan.

Bacaan Berkaitan

Kami harap anda menikmati membaca panduan Kewangan tentang cara mencatat pembayaran dalam perakaunan. Finance adalah penyedia rasmi Pensijilan Pemodelan & Penilaian Kewangan global (FMVA) ™ Sertifikasi FMVA® Sertai 350,600+ pelajar yang bekerja untuk syarikat seperti program pensijilan Amazon, JP Morgan, dan Ferrari, yang direka untuk membantu sesiapa sahaja menjadi penganalisis kewangan bertaraf dunia . Untuk terus memajukan kerjaya anda, sumber Kewangan tambahan di bawah akan berguna:

  • Teori Perakaunan Kewangan Teori Perakaunan Kewangan Teori Perakaunan Kewangan menjelaskan "mengapa" di sebalik perakaunan - sebab mengapa transaksi dilaporkan dengan cara tertentu. Panduan ini akan membantu anda memahami prinsip utama di sebalik Teori Perakaunan Kewangan
  • Panduan Entri Jurnal Panduan Entri Jurnal Entri Jurnal adalah asas perakaunan, dari pelaporan hingga entri jurnal audit (yang terdiri daripada Debit dan Kredit). Tanpa catatan jurnal yang betul, penyata kewangan syarikat akan tidak tepat dan berantakan.
  • Mengunjurkan Item Baris Lembaran Imbangan Mengunjurkan Item Baris Lembaran Imbangan Mengunjurkan item baris kunci kira-kira melibatkan menganalisis modal kerja, PP&E, modal bahagian hutang dan pendapatan bersih. Panduan ini menguraikan cara mengira
  • Panduan A Akaun A Panduan T Akaun A Akaun A digunakan dalam perakaunan untuk mengesan debit dan kredit dan menyediakan penyata kewangan. Ini adalah gambaran visual akaun individu yang kelihatan seperti "T", menjadikannya semua penambahan dan pengurangan (debit dan kredit) ke akaun dapat dengan mudah dilacak dan diwakili secara visual. Panduan untuk Akaun T ini akan memberi anda contoh bagaimana ia berfungsi dan bagaimana menggunakannya.

Disyorkan

Apakah Petunjuk Vortex (VI)?
Apakah Analisis Kredit Bank?
Siapakah David Tepper?