Minit mesyuarat adalah catatan yang direkodkan semasa mesyuarat. Mereka menyoroti isu-isu utama yang dibincangkan, usul yang diusulkan atau diundi, dan aktiviti yang akan dilakukan. Minit mesyuarat biasanya diambil oleh ahli kumpulan yang ditentukan. Tugas mereka adalah untuk memberikan catatan yang tepat mengenai apa yang berlaku semasa pertemuan itu.
Langkah Terlibat dalam Merakam Minit Mesyuarat
Terdapat lima langkah utama yang terlibat dalam merakam minit mesyuarat. Mereka adalah:
- Pra-perancangan
- Pengambilan rekod
- Menulis atau mentranskripsikan minit
- Berkongsi minit mesyuarat
- Pemfailan atau penyimpanan minit untuk rujukan pada masa akan datang
Pra-Perancangan
Sekiranya mesyuarat dirancang dengan baik terlebih dahulu, mengambil masa akan menjadi lebih mudah. Yang mengatakan, Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif, kependekan dari Ketua Pegawai Eksekutif, adalah individu berpangkat tertinggi dalam syarikat atau organisasi. Ketua Pegawai Eksekutif bertanggungjawab untuk kejayaan keseluruhan organisasi dan membuat keputusan pengurusan peringkat atasan. Baca perihal tugas dan setiausaha atau pencatat minit harus bekerjasama untuk menentukan agenda mesyuarat terlebih dahulu. Sebagai contoh, orang yang mencatat minit boleh bekerja dengan ketua untuk menyusun dokumen yang akan berfungsi sebagai agenda dan menyediakan format untuk mesyuarat.
Agenda mesyuarat
Sekiranya tidak mungkin ketua dan setiausaha bertemu dan membuat draf, maka terserah kepada setiausaha untuk mendapatkan salinan agenda sebelum mesyuarat dimulakan. Agenda perjumpaan akan menjadi panduan bagaimana mencatat dan menyediakan minit. Di samping itu, agenda juga merangkumi perincian lain, yang perlu dimasukkan dalam beberapa minit. Ia merangkumi:
- Nama semua ahli yang hadir - termasuk tetamu dan penceramah
- Dokumen yang mungkin diserahkan semasa mesyuarat berlangsung, seperti salinan senarai cadangan yang akan diundi
Harapan
Apabila seseorang dipilih sebagai perakam minit, penting bagi mereka untuk mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka. Oleh itu, individu tersebut harus mendekati ketua jawatankuasa dan bertanya apa peranan mereka dalam mesyuarat tersebut. Sebagai contoh, jika mesyuarat akan melibatkan usul usul Proxy Vote Proxy Vote adalah perwakilan kuasa mengundi kepada wakil bagi pihak pemegang suara asal. Parti yang menerima kuasa untuk memilih dikenali sebagai Proksi dan pemegang suara asal dikenali sebagai Pengetua. Konsep ini penting di pasaran kewangan dan terutama dengan syarikat awam, anggota yang dilantik harus bertanya apakah dia harus memasukkan nama-nama mereka yang mengusulkan usul dan mereka yang memberikan sokongan.
Perkara yang perlu disertakan dalam Minit Mesyuarat
Sebelum merakam sebarang butiran, perakam minit yang ditentukan harus membiasakan diri dengan jenis maklumat yang harus mereka rakam. Kumpulan mungkin menggunakan format tertentu untuk merakam catatan tetapi, secara keseluruhan, minit mesyuarat biasanya merangkumi perincian berikut:
- Tarikh dan masa perjumpaan itu berlaku
- Nama peserta, serta peserta yang tidak hadir
- Penerimaan, atau pindaan yang dibuat pada minit mesyuarat sebelumnya
- Keputusan yang dibuat mengenai setiap item dalam agenda, seperti:
- Aktiviti yang dijalankan atau dipersetujui
- Langkah seterusnya
- Hasil pilihan raya Pengundian Lurus Pemungutan suara lurus, biasanya dikenal sebagai pengundian berkanun, adalah sistem pengundian korporat yang dapat digunakan untuk memilih pengarah atau untuk memilih hal-hal penting
- Usul diterima atau ditolak
- Bisnes baru
- Tarikh dan masa perjumpaan seterusnya
Proses Menulis Minit Mesyuarat
Apabila perjumpaan berakhir, individu yang bertugas menulis minit harus mendapatkan semua sumber yang dia perlukan untuk menulis minit dengan cara yang jelas dan jelas. Berikut adalah beberapa petua yang perlu dipertimbangkan:
- Setelah mesyuarat berakhir, jangan terlalu lama untuk menulis minit. Dengan cara ini, semua yang berlaku dalam pertemuan itu masih segar di fikiran anda.
- Kaji garis besar yang telah dibuat sebelumnya dan buat penyesuaian jika perlu. Ini mungkin termasuk menambahkan maklumat tambahan atau menjelaskan beberapa masalah yang dibangkitkan. Juga, periksa untuk melihat bahawa semua keputusan, aktiviti, dan gerakan direkodkan dengan jelas.
- Semak semula minit dan pastikan ringkas tetapi jelas.
Mengedarkan Minit Mesyuarat
Setelah setiausaha selesai menulis minit, dia sepatutnya membagikannya kepada ahli kumpulan. Mereka boleh dikongsi dalam talian atau melalui awan. Memandangkan minit dan jenis dokumen yang lain memerlukan banyak dokumen, mungkin lebih baik menggunakan pendekatan perkongsian tanpa kertas.
Contohnya, jika perekam minit mendokumentasikan minit menggunakan Microsoft Word, yang tidak menawarkan perkongsian dalam talian, mereka mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan dokumen Google, yang menawarkan cara untuk berkongsi dokumen dalam talian dengan pengguna lain.
Perakam juga seharusnya menyimpan salinan minit mesyuarat untuk rujukan masa depan. Sebilangan besar syarikat menyimpan minit mereka dalam talian - sama ada di Google Docs atau OneDrive.
Pengambilan Utama
Minit mesyuarat adalah penting kerana ia digunakan untuk mendokumentasikan isu-isu utama yang dibangkitkan semasa mesyuarat. Sebagai contoh, minit yang berkesan dapat menyatakan pendekatan yang dicadangkan untuk menyelesaikan masalah tertentu dan sebab utama mengapa ahli memilih satu kaedah daripada kaedah lain.
Minit mesyuarat boleh dirakam secara manual atau pada peranti elektronik seperti komputer riba atau iPad. Selepas perjumpaan, perakam menyemak minit dan membuat pengeditan jika perlu. Minit mesyuarat kemudiannya dikongsi dengan peserta kumpulan. Selain pengedaran, minit juga disimpan untuk rujukan masa depan.
Templat
Lebih Banyak Sumber
Finance adalah penyedia rasmi Pensijilan Pemodelan dan Penilaian Kewangan (FMVA) ™ Sertifikasi FMVA® Sertai 350,600+ pelajar yang bekerja untuk syarikat seperti program pensijilan Amazon, JP Morgan, dan Ferrari, yang direka untuk mengubah sesiapa sahaja menjadi penganalisis kewangan bertaraf dunia.
Untuk terus belajar dan mengembangkan pengetahuan anda mengenai analisis kewangan, kami sangat mengesyorkan sumber kewangan tambahan di bawah:
- Pembelajaran Tindakan Pembelajaran Tindakan Pembelajaran tindakan adalah proses untuk mengembangkan penyelesaian kreatif dalam menangani masalah kompleks individu, sekelompok orang, dan perusahaan
- Strategi Korporat Strategi Korporat Strategi korporat berfokus pada bagaimana mengurus sumber, risiko dan pulangan di sebuah syarikat, berbanding dengan melihat kelebihan daya saing dalam strategi perniagaan
- Kemahiran Pengurusan Kemahiran Pengurusan Kemahiran pengurusan boleh didefinisikan sebagai sifat atau kebolehan tertentu yang harus dimiliki oleh eksekutif untuk memenuhi tugas-tugas tertentu dalam
- Pengucapan Awam Pengucapan Awam Pengucapan awam, juga disebut pidato atau orasi, adalah proses menyampaikan maklumat kepada khalayak secara langsung. Jenis maklumat yang disampaikan sengaja disusun untuk memberi maklumat, memujuk, dan menghiburkan. Pengucapan awam yang hebat terdiri daripada tiga komponen: Gaya: Dibina dengan mahir dengan menggunakan kata-kata untuk membuat
